A Comunicação Eletrônica Em Ambientes Organizacionais

Sex, 26 de Novembro de 2010 14:24 Escrito por Adriana Camponogara Aires da Silva

Introdução

O surgimento das novas tecnologias de informação e comunicação (TICs) e a ampliação de sua acessibilidade às pessoas em geral têm provocado alterações significativas nas relações pessoais e de trabalho.  Com essas mudanças, torna-se possível namorar, divertir-se, comprar, estudar, trabalhar, entre outras atividades sem sair de casa.

O espaço e o tempo são reduzidos com a internet, sendo relativizados pela ausência de localidade e pela velocidade da transmissão de informações.  O melhor aproveitamento do tempo disponível, a redução de gastos e acidentes de trânsito são algumas das vantagens que podem ser citadas.

Aos poucos, o presencial cede espaço ao virtual.  Distância e tempo não são mais empecilhos para se realizar uma formação, aperfeiçoamento ou especialização. Cada vez mais aumenta o número de universidades públicas e particulares que oferecem cursos a distância dos mais diversos níveis e áreas de atuação. 

Contudo, se estão ocorrendo mudanças na área da educação, não está sendo diferente na área administrativa. É crescente o uso de novas tecnologias no ambiente laboral, as quais estão presentes desde a entrevista, passando pelo departamento de pessoal, até na comunicação entre colegas e o público em geral, etc. Com isso, torna-se indispensável conhecer as TICs e seu uso antes de se pensar em procurar um emprego.

É notável que as TICs são essenciais para o trabalho atualmente e que apresentam vantagens tanto para o profissional quanto para o público/cliente e empresa/instituição em que atua. 

A Comunicação Mediada Pelo Computador

Com a Internet, é possível interagir com qualquer parte do mundo e a qualquer hora, numa espécie de ‘mundo sem fronteiras’. De acordo com Poliesel Filho (2001, p. 03), o computador “passa a ser o mediador dos diálogos entre as pessoas, o mediador entre emissor e receptor”.

Nesse sentido, surgem novas possibilidades de comunicação entre as pessoas, podendo ocorrer por meio de fóruns, grupos de discussão, blogs, MSN, chats, e-mails, os quais passaram a atuar como elementos facilitadores das interações entre seus usuários. 

Essa comunicação à distância (Masetto, 2009), embora prive o ser humano dos sinais físicos do processo comunicativo, como a expressão facial e a linguagem corporal, oferece dimensões inteiramente novas.  De acordo com Pallof e Pratt (2002), nesse tipo de comunicação, as interações não são limitadas pela distância nem pela classe social e ocorrem pela troca de ideias e pensamentos, o que constituem novas concepções de proximidade e conexão com o outro.

Tal aspecto também se confirma no artigo de Kenski (2003), ao informar que, na comunicação virtual, as aproximações são determinadas pela forma como as pessoas se comunicam, as quais despertam sentimentos favoráveis a elas ou não, e não pelas condições étnicas, culturais, sociais, idade ou aspecto físico.

Pallof e Pratt (2002, p. 59) afirmam que a comunicação eletrônica apresenta-se “tanto nos limites quanto fora de uma estrutura organizacional”.  Dessa forma, o trabalho nas organizações é agilizado, possibilitando “a difusão de informações de maneira rápida, segura e em larga escala” (Grützmann, 2000, p. 115), seja através do armazenamento digital de documentos, funcionando como pasta de arquivos, seja através da troca de mensagens pelo correio eletrônico ou e-mail. Uma das vantagens do uso da comunicação eletrônica no contexto administrativo é a possibilidade de arquivo de documentos no formato digital, os quais podem ser acessados de qualquer computador que esteja conectado à internet.

Marcuschi (2005) define o e-mail como um dos gêneros do meio virtual mais utilizado atualmente, o qual apresenta características tanto das cartas, devido a sua modalidade escrita, quanto dos telefonemas, considerando a rapidez de envio e recebimento de informações.

Avaliando o aspecto temporal, o autor acrescenta que os e-mails são geralmente uma forma de comunicação assíncrona, podendo apresentar uma defasagem de dias, semanas e meses entre o envio e a resposta.  No entanto, afirma o autor que há circunstâncias em que a defasagem mínima proporciona a sensação de turnos em andamento, quando remetente e destinatário estão em conexão online.

Ao analisar a linguagem utilizada nos e-mails, Marcuschi (2005) observa que sua escrita tende a certa informalidade, havendo pouca monitoração e cobrança pela fluidez do meio e rapidez do tempo. O autor justifica isso pelo fato de o e-mail, em sendo uma comunicação eletrônica, desenvolver uma espécie de ‘discurso eletrônico’, no qual a fala e a escrita interagem:

as novas formas de escrita, tais como os e-mails e os chats e os blogs, por exemplo, reproduzem estratégias da língua falada. E uma dessas estratégias é a produção de enunciados mais curtos e com menor índice de nominalizações por frase.  Isto propicia [...] uma escrita mais amigável e mais próxima da fala (p. 64).

A informalidade da linguagem utilizada na comunicação digital também é confirmada por Nóbrega (2009, p. 147), ao pesquisar a especificidade da escrita na correspondência via e-mail:

Embora escrito, o correio eletrônico é menos planejável, menos pensado antes da manifestação.  Pensa-se e digita-se quase simultaneamente.  Nesse ritmo, o texto tende a apresentar um estilo mais próximo do coloquial, pois o plano formal da linguagem exige maior planejamento e tempo.

Segundo a autora, a linguagem utilizada na comunicação eletrônica sofre influências dos próprios recursos eletrônicos disponíveis.  O fato de utilizarmos a tela e não o papel e o ato de rolar o texto na tela e não folhear as páginas de papel altera consideravelmente a produção do texto, visto que os suportes digitais possuem extensa capacidade de armazenamento e uma concretude visual, não tátil.  “Essa relação abstrata com a criação acelera sobremaneira a produção, até porque, se o computador ficar parado durante algum tempo, programado pelo usuário, entrará a tela de descanso” (p. 147).  Esses recursos, juntamente com a aceleração das atividades diárias, fazem com que a redação de e-mails seja feita de maneira rápida.

Nesse sentido, como na redação eletrônica interagem a escrita, a fala e os elementos que condicionam a produção textual em meio eletrônico – teclado, tela, configuração, forma de envio e recebimento etc. – não havendo contato físico com o papel, Nóbrega (2009, p. 151) define o texto do correio eletrônico como “uma comunicação híbrida, na qual as características da fala e do escrito aparecem em diferentes momentos, o que faz com que essa produção produza alterações nessas duas linguagens”.  Além disso, sendo esse texto elaborado apressadamente, sua mensagem, portanto, caracteriza-se como breve e objetiva.   

Em um contexto administrativo virtual, vale ressaltar que o espaço físico utilizado é ampliado pelo espaço digital, visto que a comunicação eletrônica possibilita o acesso e o envio de informações de locais diversos, reafirmando o que Masetto (2009) identifica como trabalho à distância. Nesse sentido, perguntas, respostas, comunicações, solicitações, convocações, convites, divulgações, e outros, podem ser solicitados ou enviados por meio eletrônico, facilitando e agilizando o desenvolvimento de determinadas atividades administrativas, encurtando distâncias e reduzindo o tempo, além de garantir sua eficiência.

Além disso, assim como o espaço, o horário de expediente presencial é estendido no virtual, podendo compreender parte da noite, feriados e finais de semana. 

Adriana Camponogara Aires da Silva*

REFERÊNCIAS

GRÜTZMANN, André.  A comunicação na empresa: vantagens geradas pela utilização do correio eletrônico. Revista de Ciências da Administração, ano 2, n. 4, p. 115-120, 2000.

KENSKI, V. M. Tecnologias e ensino presencial e a distância.  Campinas: Papirus, 2003.

MARCUSCHI, L.A.; XAVIER,A.C. Hipertexto e gêneros digitais: novas formas de construção do sentido. 2. ed. Rio de Janeiro: Lucerna, 2005.

MORAN, J.M; BEHRENS, M.A.; MASETTO, M.T. Novas tecnologias e mediação pedagógica. Papirus. 15. ed. 2009.

NÓBREGA, Maria Helena da. O impacto da comunicação eletrônica na produção de textos. Estudos Linguísticos, v. 38, n. 2, p. 145-156, 2009.

PALLOFF, R. M.; PRATT, K. Construindo comunidades de aprendizagem no Ciberespaço: estratégias eficientes para a sala de aula online. Porto Alegre: Artmed, 2002.

POLIESEL FILHO, P. A comunicação mediada pelo computador: diferentes formas de contato e aprendizagem. In: XXIV Congresso Brasileiro de Comunicação.  Campo Grande, setembro 2001.